Comment bien utiliser les outils collaboratifs pour travailler en équipe ?

Dans l’informatique, les projets se montent en équipe et quelques soient les spécialités de chacun, le travail à plusieurs est indispensable. Chaque individu apporte sa compétence particulière pour avancer ensemble dans la même direction plus rapidement et plus efficacement. Mais si progresser en groupe est devenu un mode de travail suivi par de nombreuses entreprises, il est parfois difficile de s’accorder

Qu’est ce qu’un outil collaboratif ?

Les outils collaboratifs peuvent se présenter comme des logiciels ou des applications. Ils permettent de créer, de partager et de modifier des documents professionnels entre plusieurs collaborateurs. Ces outils peuvent être disponibles directement en ligne ou être des logiciels implantés dans les ordinateurs et tablettes des salariés. Agenda, formulaire d’étude de marché, communiqué interne, organigramme… tous les documents qui transitent au sein d’une entreprise peuvent être collaboratif.

Les outils collaboratifs en ligne

Agenda partagé, dossiers synchronisés, vidéoconférence… La majorité de ces outils sont disponibles en ligne pour faciliter leur accès : une connexion internet suffit pour récupérer ces éléments de travail. Tout est modifiable et consultable à distance et sur tout type de support (ordinateur, tablette, smartphone) ce qui constitue un atout majeur pour la mobilité des collaborateurs. L’autre gros avantage du web c’est que les documents sont utilisables en simultané et en temps réel. Des collaborateurs séparés géographiquement peuvent quand même travailler ensemble sur un projet commun. Les outils collaboratifs de Google (Gmail, Drive, Docs…) ou de Microsoft (SkyDrive, Web Apps, Office 365…) sont les plus connus.

Bien intégrer ces outils dans un groupe de travail

Les outils collaboratifs changent l’organisation d’un groupe de travail et sa production car ils permettent de mutualiser les savoir-faire tout en allant plus vite. Toutefois, pour avancer rapidement et utiliser ces outils au maximum de leur capacité, il est indispensable de suivre quelques règles pour bien les intégrer :

  • Former toutes les personnes aux outils utilisés pour que tout le monde soit sur le même pied d’égalité : il n’y a rien de plus frustrant que de ne pas savoir utiliser correctement un outil, une sensation qui peut donner envie à certains de ne plus s’investir
  • S’assurer de bien recevoir toutes les notifications pour ne pas dupliquer les informations des dossiers partagés dans des mails qui seraient alors redondants ou multiplier les coups de téléphones inutiles
  • Déterminer des chefs de projets qui pourront administrer des groupes aux possibilité d’accès différents
  • Privilégier les messageries instantanées et le partage de documents aux mails beaucoup plus gourmands en énergie et qui s’encombrent vite de discussions inutiles ou de pièces jointes trops lourdes
  • Penser à bien synchroniser les documents avant de travailler dessus pour être sûr d’avoir en sa possession le dernier document de travail
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